Un premier collaborateur (h/f): quelles obligations cela entraîne-t-il?

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Votre PME grandit et vous êtes prêt à engager votre premier collaborateur? C’est évidemment une excellente nouvelle mais le recrutement de personnel implique une série d’obligations. Certaines choses changent également pour votre organisation. Dans ce blog, nous passons en revue toutes les formalités concernées afin que vous y soyez totalement préparé.

Dès linstant où vous engagez quelquun, vous devez faire face à toute une série de responsabilités – depuis votre affiliation à la Sécurité sociale jusqu’à la rédaction dun règlement de travail en passant par des mesures de prévention et de protection sur le lieu de travail. La plupart de ces obligations doivent être réglées avant même que ne débute le premier jour de travail de votre collaborateur. Voici un petit tour du propriétaire

1. Inscrivez-vous auprès de l’ONSS

En tant qu’employeur, vous devez vous inscrire à l’Office National de la Sécurité Sociale (ONSS). Vous obtenez ainsi un numéro ONSS que vous utiliserez ensuite lors de toutes vos communications concernant votre/vos collaborateur(s). Pour vous inscrire, il vous suffit de passer par le site Internet de la Sécurité Sociale.

Vous payez en outre une contribution pour la protection sociale de vos collaborateurs. Toutefois, si vous engagez votre premier collaborateur avant le 31 décembre 2020, vous ne devrez verser aucune cotisation patronale de base pour une durée illimitée. De même, vous bénéficiez d’une réduction pour les cinq recrutements suivants. Votre secrétariat social est bien évidemment au courant de ces modalités.

2. Faites une déclaration Dimona

Vous devez également signaler officiellement le recrutement à l’Office National de la Sécurité Sociale. Pour ce faire, il vous faut effectuer une déclaration Dimona (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) au plus tard le jour où un collaborateur commence à travailler pour votre entreprise. De même, vous devez signaler la fin d’un contrat d’emploi via Dimona.

Il est important pour votre collaborateur que la déclaration Dimona soit effectuée à temps. Dans le pire des cas, des problèmes peuvent se produire pour l’octroi de ses droits sociaux. Cela signifie qu’un collaborateur encourra par exemple des retards dans le paiement de son pécule de vacances ou de ses allocations familiales.

Une déclaration Dimona s’effectue, elle aussi, via le portail de la Sécurité Sociale. Vous pouvez également demander à votre secrétariat social de s’en charger. Attentia se fera un plaisir d’effectuer cette formalité en votre nom.

3. Rédigez un règlement de travail

Dès l’instant où vous employez un ou plusieurs collaborateurs, vous avez l’obligation de rédiger un règlement de travail. Ce document décrit les droits et obligations réciproques – les vôtres en tant qu’employeur et ceux de votre collaborateur. Vous avez évidemment la possibilité d’adapter par la suite ce document selon les changements intervenant au sein de votre entreprise.

Un règlement de travail se rédige en concertation avec vos (premiers) collaborateurs. Chacun(e) doit en recevoir un exemplaire et le règlement doit pouvoir être aisément consulté en tout endroit du lieu de travail. Demandez conseil à votre secrétariat social et recourez, le cas échéant, à un document-type pour rédiger votre règlement de travail.

4. Rédigez un contrat de travail

En plus du règlement de travail obligatoire, vous devez signer un contrat de travail avec vos collaborateurs. Ce document stipule les conventions passées entre employeur et employé. Voici quelques-uns des éléments qui doivent nécessairement figurer dans un tel contrat:

  • La date d’entrée en fonction et le type de contrat (à durée indéterminée, à temps partiel…)
  • Le lieu et la nature de l’emploi
  • Le salaire et les primes et avantages éventuels (chèques-repas, voiture de société…)

Le contrat de travail doit être finalisé avant que votre collaborateur entre en fonction. Veillez à ce qu’un exemplaire original soit remis à la fois à vous-même, en tant qu’employeur, et à votre collaborateur. Nous détaillons, dans un autre billet de blog, la manière dont vous pouvez rédiger un contrat de travail et un règlement de travail.

5. Faites appel à un Service externe de Prévention et de Protection

En tant qu’employeur, vous êtes également responsable du bien-être sur le lieu de travail. Vous devez dès lors désigner un conseiller en prévention. Ce dernier a pour mission de veiller à tout ce qui touche à la politique bien-être de votre PME. Lorsque vous employez moins de 20 personnes, vous avez la possibilité de remplir ce rôle vous-même.

Vous devez par contre faire appel à un Service externe de Prévention et de Protection au travail pour certains aspects concernant le bien-être de votre personnel. Selon la nature du travail à effectuer, un collaborateur doit parfois passer un examen médical obligatoire lors de son engagement. Par la suite, un collaborateur peut également subir un contrôle périodique auprès du médecin du travail.

Attentia d’une bonne centaine de conseillers qui peuvent intervenir pour des conseils et examens. Nous ne nous contentons par ailleurs pas de contrôles sanitaires mais nous nous impliquons également dans la gestion des risques, de telle sorte que votre PME puisse aller au-delà de ses obligations légales en matière de prévention et de protection.

6. Contractez une assurance accidents du travail

La prévention est un élément vital mais, en tant qu’employeur, vous devez également être préparé à faire face à des situations qui vous échappent en dépit de tout. Vous êtes dès lors obligé de prendre une assurance contre les accidents du travail et ce, pour chaque collaborateur avec lequel vous signez un contrat de travail. Une telle assurance couvre toutes les indemnisations auxquelles vous serez confronté après la survenance d’un accident du travail.

7. Affiliez-vous à un secrétariat social reconnu

Pour la plupart des formalités à remplir lors de l’engagement de votre premier collaborateur et des suivants, le plus simple est en fait de faire appel à un secrétariat social reconnu. Vous n’êtes pas officiellement obligé de vous affilier à un secrétariat social mais il est certainement conseillé de le faire. La loi évolue en effet régulièrement et vous apprécierez alors de pouvoir compter sur l’expertise de conseillers professionnels. C’est ainsi par exemple que, jusqu’en 2018, vous étiez obligé, en tant qu’employeur, de choisir une caisse d’allocations familiales pour vos collaborateurs. Ce n’est désormais plus le cas. Et saviez-vous qu’une caisse de vacances gère le pécule de vacances d’un ouvrier mais que vous en êtes vous-même responsable si votre collaborateur est un employé?

Un secrétariat social vous évite en outre de perdre du temps en formalités. Vous avez très certainement des choses plus intéressantes à faire en tant qu’employeur. Par ailleurs, un bon secrétariat social ne se contente pas d’effectuer ce que la loi impose.