Comment rédiger un contrat ou un règlement de travail en tant que PME?

Home Comment rédiger un contrat ou un règlement de travail en tant que PME?

Avant de pouvoir engager quelqu’un, il vous faut rédiger un contrat de travail. Ce document stipulera vos conventions respectives. Vos collaborateurs doivent par ailleurs pouvoir accéder au règlement de travail. Il reprend l’ensemble des droits et des obligations de l’employeur et de l’employé et est donc en fait le reflet concret de ce qui est mentionné dans le contrat. Ce blog vous explique comment rédiger correctement ces deux documents.

En tant qu’employeur, vous endossez un certain nombre de responsabilités vis-à-vis de vos collaborateurs. A l’inverse, il est tout aussi important pour votre entreprise qu’un employé respecte un certain nombre de conventions. Tout doit être clairement stipulé dans un document afin d’éviter les incidents. Mais quelles informations doivent impérativement figurer dans ces documents?

Contrat de travail

Aux termes d’un contrat de travail, un collaborateur se lie à un employeur, en échange d’un salaire préalablement convenu. Toutes les conventions et toutes les conditions sont stipulées dans ce document. Un certain nombre de données doivent obligatoirement être mentionnées dans un contrat de travail:

  • Les nom et adresse du collaborateur et de l’employeur.
  • Le type de contrat: engagez-vous le collaborateur pour une durée déterminée ou indéterminée? S’agit-il d’un contrat aux termes duquel un autre collaborateur est temporairement remplacé? Un job d’étudiant, lui aussi, requiert la rédaction d’un contrat distinct.
  • La date de l’entrée en fonction. Dans le cas d’un contrat à durée déterminée, la date d’échéance du contrat d’emploi doit également être mentionnée.
  • La nature du travail: cela concerne le travail que fournira un collaborateur. Pour un ouvrier, il s’agira essentiellement de travail manuel tandis que les employés effectuent essentiellement des tâches intellectuelles.
  • Le salaire que vous paierez, en tant qu’employeur, en échange du travail fourni.
  • Les éventuels avantages ou primes qui viennent compléter le salaire du collaborateur. Pensez notamment aux chèques-repas et à la voiture de société.
  • En cas de contrat de travail à temps partiel, le régime de travail et l’horaire de travail doivent également figurer dans le texte de l’accord.

Selon la situation de chaque collaborateur, d’autres clauses ou stipulations supplémentaires peuvent être intégrées au contrat: c’est possible mais c’est poussé un peu loin le souci du détail.

  • Lorsqu’un collaborateur suit, pendant les heures ouvrables, une formation qui est prise en charge par l’employeur, il vous est possible de demander le remboursement d’une partie des frais encourus si la personne quitte la société dans un laps de temps déterminé. Ce principe porte le nom de clause d’écolage.
  • Votre collaborateur a-t-il l’occasion d’acquérir des connaissances et compétences uniques au sein de votre PME? Dans ce cas, vous avez la possibilité de mentionner dans le contrat de travail qu’il ou elle ne pourra pas travailler pour la concurrence ou comme indépendant(e) dans le même secteur après avoir quitté la société. Cette clause de concurrence protège votre entreprise contre des dommages potentiels.
  • Si vos collaborateurs utilisent du matériel que vous leur mettez à disposition en tant qu’employeur, vous pouvez les obliger, moyennant respect de conditions strictes, à verser une caution. Ils doivent toutefois être engagés pour une durée indéterminée et exercer une fonction spécifique.

En principe, vous avez également la possibilité, dans certains cas, de conclure un contrat de travail verbal mais, dans la pratique, la convention implique toujours la rédaction d’un document écrit. Il s’agit d’ailleurs de la meilleure manière d’éviter des problèmes ultérieurs.

Faites par ailleurs attention à la langue dans laquette le contrat de travail est rédigé. Elle dépend de l’endroit où se situe le siège de la PME ou de l’endroit où le collaborateur exerce ses activités. La langue maternelle du collaborateur ne joue donc aucun rôle, sauf en Région de Bruxelles-Capitale où vous devez choisir entre le français et le néerlandais.

Aucune directive réelle ne précise la forme que doit prendre un contrat de travail. Mieux vaut dès lors prendre conseil auprès de votre secrétariat social. Chez Attentia, nous disposons, pour tout type d’engagement, d’un contrat-type que vous pouvez utiliser comme document de base.

Règlement de travail

Le contrat de travail précise, comme on l’a vu, tous les accords passés entre l’employeur et un collaborateur. Un règlement de travail est une description des droits et obligations réciproques ayant cours sur le lieu de travail. Chaque nouveau collaborateur doit recevoir un exemplaire de ce règlement.

Côté contenu du règlement de travail, les informations suivantes doivent obligatoirement y figurer:

  • Les coordonnées de votre entreprise.
  • Les horaires qui déterminent les temps de travail de vos collaborateurs, en ce compris ceux qui s’appliquent à vos collaborateurs à temps partiel. Mentionnez également les pauses, les jours de fête légaux, les jours de vacances et la manière dont les collaborateurs peuvent introduire une demande de congé.
  • Les critères salariaux: comment le travail est-il contrôlé? de quelle manière et quand le salaire est-il versé?
  • Les conditions de préavis et les raisons qui permettent de licencier un collaborateur sur-le-champ et sans indemnité.
  • Les droits et obligations du personnel de surveillance ainsi que les sanctions et amendes qui peuvent être imposées.
  • L’endroit où trouver la trousse de secours sur le lieu de travail, de même que la localisation de la personne qui est désignée pour apporter les premiers secours en cas d’accident. Vous devez en outre mentionner le nom du médecin du travail qui peut être consulté après un accident intervenant sur le lieu de travail.
  • Les noms de toutes les personnes qui siègent au conseil d’administration, qui font partie du comité de prévention et de protection au travail, le nom du service interne et externe de prévention au travail et celui du délégué syndical.
  • Les adresses des services d’inspection qui veillent au respect des lois en matière de protection des collaborateurs de PME.
  • Les éventuels accords ou conventions collectives de travail qui s’appliquent aux conditions de travail.
  • La politique de prévention en matière de stupéfiants et d’alcoolisme que vous menez en tant qu’employeur. Vous devez au minimum en préciser les tenants et aboutissants dans le document.
  • De même, les mesures contre tout comportement abusif doivent être mentionnées. Sont visés ici les préjudices occasionnés notamment par voie de harcèlement, de comportement violent ou sexuellement indésirable.

Le règlement de travail est toujours rédigé en concertation avec vos collaborateurs. Il vous est naturellement loisible de modifier le document par la suite. Votre entreprise évolue en effet sans cesse. Toutefois, pour ce genre de modification, vous devez, en tant qu’employeur, demander à nouveau l’approbation des personnes concernées.

Si votre entreprise dispose d’un comité d’entreprise, ce dernier analysera les textes qui, en cas de feu vert, seront approuvés. Le nouveau règlement de travail entre en vigueur quinze jours plus tard.

Si aucun comité d’entreprise n’existe, vous devez informer la totalité de vos collaborateurs des modifications apportées et leur donner la possibilité, pendant quinze jours, de faire part de leurs remarques dans un registre. Si aucune remarque n’est formulée, le nouveau règlement de travail est approuvé. S’il y a des remarques, le règlement et le registre doivent être envoyés à l’inspection sociale. Ce service tentera de réconcilier les points de vue.

Tout comme c’est le cas pour un contrat de travail, vous n’êtes pas obligé de rédiger un règlement de travail par vos propres moyens. Vous pouvez faire appel à un secrétariat social. Attentia tient à votre disposition plusieurs modèles destinés aux PME qui vous permettront de vous lancer dans la rédaction de votre règlement de travail.