Le confinement complet est désormais derrière nous. Mais le télétravail reste la norme. C’est d’ailleurs la solution préférée par bon nombre de collaborateurs. Non seulement ils se sentent plus en sécurité dans leur propre bulle, mais ils se sont aussi attachés aux multiples avantages du télétravail, comme un meilleur équilibre travail-vie privée. Afin de créer des conditions de télétravail optimales, aujourd’hui et après la période post-coronavirus, vous devez vous pencher sur trois aspects essentiels : le bien-être, le confort du travail à domicile et les dispositions légales relatives entre autres à une éventuelle indemnité supplémentaire.
Stimulez le bien-être
La crise sanitaire actuelle apporte son lot de stress supplémentaire. Vos collaborateurs s’inquiètent avant tout pour leur santé et celle de leurs proches, mais ils s’alarment également des conséquences économiques de la crise. À cela s’ajoute la raréfaction des contacts sociaux avec les collègues qui pèse aussi sur le bien-être psychosocial de vos collaborateurs.
Il importe de reconnaître cette forme de stress. Vous avez moins de contact avec vos collaborateurs lorsqu’ils travaillent chez eux, mais essayez malgré tout de prendre régulièrement le pouls de la situation, par exemple en leur téléphonant ou en organisant des visioconférences.
Si vous ne pouvez pas supprimer la cause (le coronavirus), vous avez les moyens de renforcer la résilience de vos collaborateurs. Donnez-leur quelques astuces pour booster leur productivité ou pour bien séparer travail et vie privée. Conseillez-leur de canaliser le flot d’actualités en se limitant chaque jour à deux moments fixes d’information. Enfin, motivez vos troupes en privilégiant le feed-back positif.
Soulignez l’importance de l’exercice physique. Lorsqu’on travaille chez soi, sans aucun déplacement domicile-travail, la frontière entre vie professionnelle et vie privée s’estompe. Beaucoup ont alors tendance à travailler plus longtemps. D’où l’importance de bouger régulièrement : quelques exercices de stretching, se lever de temps à autre, faire une courte promenade sur l’heure de midi… Autant d’activités qui peuvent d’ailleurs aussi se pratiquer au bureau.
L’ergonomie chez soi : aussi importante qu’au bureau
Rares sont les personnes qui disposent d’un bureau aménagé à domicile. Si vos collaborateurs optent pour une pratique systématique du télétravail, conseillez-leur de choisir (si possible) un espace dédié à leur activité afin de mieux dissocier travail et vie privée. Et de plus facilement fermer le chapitre « travail » en fin de journée. Par ailleurs, une quantité suffisante de lumière du jour est un must, en installant de préférence le plan de travail perpendiculairement à une fenêtre. La température idéale pour le travail de bureau se situe entre 21 et 23 °C.
Que ce soit à domicile ou au bureau, les conseils sont les mêmes. Incitez vos collaborateurs à éviter la chaise de cuisine au profit d’un siège de bureau ergonomique. Le plan de travail doit être réglé à hauteur de coudes et le bord supérieur de l’écran à hauteur des yeux.
Cadre légal et accords clairs
Enfin, ne négligez pas l’aspect légal. Il s’agit d’une matière très complexe. Vous y avez peut-être consacré moins d’attention à cause de l’obligation soudaine du télétravail à cause du coronavirus. Or, le télétravail structurel nécessite des accords clairs avec vos collaborateurs sur leur emploi du temps, le mode de communication et ce qui est ou n’est pas permis.
Sachez que vous avez aussi un certain nombre d’obligations. Ainsi, vous devez prévoir un support technique pour accompagner votre personnel en télétravail. Vous pouvez également mettre du matériel informatique à disposition. N’oubliez pas de vous renseigner sur votre responsabilité en cas d’éventuel « accident ». Que faire si un collaborateur se blesse chez lui pendant les heures de bureau ? Surtout, consignez le tout dans le règlement de travail et dans le contrat de travail.
Vous pouvez également octroyer une indemnité pour couvrir les frais liés au télétravail, mais ce n’est pas obligatoire. Cette indemnité mensuelle – les frais dits « propres à l’employeur » – s’élève à maximum 129,48 euros et est exonérée d’impôt et de cotisations ONSS. Outre cela, vous pouvez aussi verser une indemnité pour l’utilisation d’un ordinateur et d’une connexion internet privés.
Enfin, signalez à vos collaborateurs qu’ils peuvent déclarer certains frais engagés pour le télétravail dans leur déclaration d’impôt, ce qui constitue un autre avantage fiscal.