Enregistrement télétravail informations juridiques

Le Comité de concertation du 24 mars 2021 a décidé de renforcer les contrôles sur le télétravail obligatoire.

Les employeurs doivent dans ce cadre enregistrer le nombre de fonctions « non télétravaillables ».

Vous trouverez ci-dessous quelques explications pratiques.

 

Qu’entend le Comité de concertation par « registre » ?

Il s’agit d’un système d’enregistrement électronique mis à disposition sur le portail de l’Office national de Sécurité sociale.

 

Quelles entreprises doivent compléter ce registre ?

L’enregistrement est obligatoire pour tous les employeurs des secteurs public et privé, sauf pour les entreprises qui ont été contraintes de fermer complètement. Les établissements horeca proposant un service de « take away », ne sont pas entièrement fermés et doivent donc eux aussi respecter cette obligation d’enregistrement.

 

Quelles informations l’employeur doit-il enregistrer ?

L’employeur doit enregistrer notamment les chiffres suivants (sous réserve) :

Le nombre total de travailleurs actifs dans une unité d’établissement, y compris les intérimaires, les conseillers indépendants, les associés et le personnel d’un autre employeur.

Pour les flexi-travailleurs, l’on se base sur les contrats-cadres en cours. Un flexi-jobiste sous contrat-cadre doit être ajouté au nombre total de travailleurs et/ou au nombre total de fonctions « non télétravaillables ». Et ce, même si le flexi-jobiste n’est pas actif le premier jour ouvrable du mois.

Les malades de longue durée et les personnes en crédit-temps doivent également être pris en compte, tout comme les collaborateurs exerçant une fonction ambulante (par exemple : coursiers et inspecteurs).

Les présences ponctuelles comme pour les réparations, le nettoyage et l’entretien, ne constituent pas des présences structurelles au travail et ne doivent donc pas être prises en compte dans le total.

Le nombre total de personnes ayant une fonction « non télétravaillable », à savoir toute fonction qui, de par sa nature, doit être exécutée sur place, comme c’est le cas pour le personnel d’accueil, le personnel de cuisine, le personnel de nettoyage, les collaborateurs administratifs qui ne peuvent pas effectuer leurs tâches à domicile, et cetera.

Lorsqu’un travailleur peut télétravailler occasionnellement ou pour réaliser des tâches spécifiques, il n’est pas considéré comme un travailleur ayant une fonction « non télétravaillable » et ne doit donc pas être pris en compte.

Par conséquent, toute personne présente exceptionnellement, par exemple, pour récupérer du matériel, imprimer certains documents ou mener un entretien d’évaluation, peut se justifier et ne doit pas être ajoutée au total des fonctions « non télétravaillables ». Il en est de même pour les directeurs et le management de ligne (par exemple, les chefs d’équipe).

Le nombre de personnes actives dans une unité d’établissement doit être déterminé le premier jour ouvrable du mois (1^er avril, 3 mai et 1^er juin).

Si l’employeur dispose de plusieurs unités d’établissement, il convient d’indiquer le nombre de travailleurs de l’unité d’établissement.

Les agences d’intérim ne doivent déclarer que leur propre personnel et non pas les intérimaires qui travaillent en principe ailleurs (chez l’utilisateur). Il en est de même pour les entreprises mettant du personnel à disposition ou faisant prester de manière structurelle du personnel dans une autre entreprise.

 

Quid si l’employeur possède plusieurs établissements ?

La déclaration s’entend systématiquement par unité d’établissement. Si l’entreprise dispose de plusieurs unités d’établissement, elle est tenue de s’identifier à l’aide de son numéro d’unité d’établissement. L’employeur peut obtenir une liste de ses unités d’établissement dans la Banque-Carrefour des Entreprises.

Les entreprises disposant de plus de vingt unités d’établissement peuvent enregistrer les informations demandées concernant toutes leurs unités d’établissement en important un fichier Excel structuré dans l’application.

 

Quand cette mesure entre-t-elle en vigueur et pour quand l’employeur doit-il compléter le formulaire ?

Cette mesure est entrée en vigueur le 27 mars 2021.

L’enregistrement concerne le nombre de travailleurs au premier jour ouvrable du mois et doit être réalisé au plus tard le sixième jour calendrier du mois.

• La situation au premier jour ouvrable d’avril 2021 doit être enregistrée au plus tard le (mardi) 6 avril 2021 ;
• La situation au premier jour ouvrable de mai 2021 doit être enregistrée au plus tard le (jeudi) 6 mai 2021 ;
• La situation au premier jour ouvrable de juin 2021 doit être enregistrée au plus tard le (dimanche) 6 juin 2021.

Exemple :

Le 5 avril 2021, l’employeur effectue sa déclaration sur la base des données du 1^er avril 2021.

Une modification ou rectification peut toujours être introduite, tant pour le nombre total de personnes actives que pour le nombre de fonctions « non télétravaillables ». Il suffit pour ce faire d’introduire une nouvelle déclaration reprenant le nombre total de personnes actives dans l’entreprise/l’établissement au premier jour ouvrable du mois, ainsi que le nombre total de « fonctions non télétravaillables ». La dernière déclaration envoyée remplace les déclarations antérieures.

Il faut toujours déclarer la situation telle qu’elle se présente au premier jour ouvrable du mois. Les changements d’effectif doivent par conséquent être pris en compte dans l’enregistrement du mois suivant.

 

Des sanctions sont-elles prévues ?

Cet enregistrement ne constitue qu’une aide pour les services d’inspection afin que le contrôle sur le télétravail obligatoire se déroule le plus efficacement possible.

Les données enregistrées ne sont par conséquent pas contraignantes. Aucun écart n’est dès lors sanctionné.

Les personnes exerçant une fonction télétravaillable, qui sont quand même présentes sur le terrain, devront justifier leur présence.

L’inspection est compétente pour le contrôle du respect par l’employeur de l’obligation de télétravailler le plus possible. Toute infraction à cette règle est passible d’une amende pénale allant de 400 à 4000 euros, ainsi que d’une amende administrative allant de 200 à 2000 euros.